Étape 1 : Accéder au document
Une fois le document produit, vous pouvez le retrouver dans l’onglet Docs.
Depuis l’interface principale de Gino :
Cliquez sur l’onglet Docs à gauche de votre écran.
Recherchez le document concerné, puis cliquez dessus pour accéder aux différentes options de modification.
Étape 2 : Choisir la méthode de modification
Deux possibilités s’offrent à vous pour modifier le document :
Relancer le questionnaire : cliquez sur le bouton Relancer pour ouvrir de nouveau le questionnaire. Vous pourrez ainsi ajouter ou modifier les réponses correspondant aux différentes variables du document.
—> Conseil : à privilégier lorsque vous souhaitez modifier des variables
Modifier le document dans Word : cliquez sur l’onglet Modifier, représenté par le logo Word. Le document s’ouvrira alors au format Word, ce qui vous permettra de modifier manuellement les données renseignées ou le texte brut.
—> Conseil : à utiliser uniquement pour modifier le texte brut
Cas particulier des documents groupés ou liés
Lorsque vous modifiez directement un document dans Word, les modifications s’appliquent uniquement au document ouvert. Elles ne sont pas automatiquement reportées dans les autres documents groupés ou liés.
Par exemple, si vous modifiez manuellement une variable dans Word et que cette nouvelle valeur est ensuite mise à jour dans la fiche contrat, elle ne sera pas pour autant modifiée dans les autres documents du groupe, comme un avenant associé.
Pour modifier une variable commune à plusieurs documents, il est donc préférable de relancer le questionnaire. Si vous choisissez d’effectuer la modification directement dans Word, vous devrez ouvrir et mettre à jour séparément chacun des documents groupés ou liés concernés.
Étape 3 : Enregistrer les modifications
Une fois les modifications terminées, enregistrez le document.
Une nouvelle version du document sera alors générée automatiquement dans Gino.
Étape 4 : Relancer l’extraction des données
Après la génération de la nouvelle version :
Ouvrez le document concerné.
Cliquez sur le bouton permettant de relancer l’extraction, situé en haut de la page dans la barre d’actions.
Gino analysera la nouvelle version du document afin de mettre à jour les informations extraites.
Étape 5 : Valider la nouvelle fiche contrat
Une fois l’extraction terminée, vérifiez les informations détectées par Gino.
Validez ensuite la nouvelle fiche contrat afin que les données mises à jour soient bien enregistrées.