Le module Analytics permet désormais de générer un rapport des fiches contrats non plus seulement document par document, mais aussi par ensemble contractuel. Une seule ligne regroupe un contrat et tous ses documents liés (avenants…), avec automatiquement les dernières données en vigueur.
Jusqu'ici, le rapport des fiches contrats produisait un fichier Excel avec une ligne par document et une colonne par variable. Pour un contrat suivi d'avenants, chaque document conservait sa propre fiche contrat : impossible d'obtenir en un coup d'œil la valeur réellement applicable. Exemple : le contrat initial indiquait une durée de 2 ans, l'avenant 1 la portait à 3 ans → le rapport affichait deux lignes distinctes, sans vue consolidée.
Avec cette mise à jour, Gino s'appuie sur la fiche contrat consolidée pour restituer, sur une seule ligne, les valeurs à jour de l'ensemble. Dans l'exemple ci-dessus, la colonne « durée » afficherait directement 3 ans.
🛠 Ce qui change
Le rapport des fiches contrats propose deux modes : par document (comportement existant, inchangé) et par ensemble contractuel (nouveau).
En mode consolidé, une ligne = un ensemble contractuel (le contrat + ses documents liés), et non plus un document isolé.
Les valeurs proviennent exclusivement de la fiche contrat consolidée (colonne « valeur actuelle » de la fiche contrat consolidée), déjà calculée par l'IA.
Les métadonnées des documents de l'ensemble (nom, référence, statut, origine, date de statut) sont agrégées dans une même cellule, dans un ordre cohérent d'une colonne à l'autre.
Chaque mode conserve sa propre liste de rapports enregistrés.
Le mode consolidé n'apparaît que si les options « fiche contrat consolidée » et « GIN AI » sont activées sur votre environnement (activation par Gino).
✅ Pourquoi c'est utile au quotidien
Vous obtenez la valeur en vigueur d'un ensemble contractuel sans recouper manuellement contrat et avenants.
Vous réduisez les erreurs de lecture : plus de valeurs contradictoires juxtaposées entre documents d'un même ensemble.
Vous disposez d'un export directement exploitable pour l'analyse (une ligne par ensemble).
Vous gardez la visibilité sur les documents non éligibles, qui restent affichés en ligne individuelle : aucune perte d'information.
💡 Quelques cas d'usage concrets
Suivi de portefeuille : obtenir la durée, le montant ou l'échéance réellement en vigueur pour chaque ensemble contrat + avenants.
Reporting / audit : exporter l'état effectif d'un ensemble à un instant T, sans reconstitution manuelle.
Comparaison entre ensembles : repérer plus vite les écarts sur une même variable d'un ensemble à l'autre.
Préparation d'une revue contractuelle : relire les données consolidées avant partage interne.
⚙️ Comment ça fonctionne
Prérequis : le mode consolidé n'est disponible que si l'option « fiche contrat consolidée » (ainsi que « GIN AI ») est activée sur votre environnement. Cette activation est réalisée par Gino. Si ces options ne sont pas activées, le mode « par ensemble contractuel » n'apparaît pas dans le menu.
Rendez-vous dans Analytics → rapport des fiches contrats → par ensemble contractuel, puis cliquez sur « nouveau rapport ».
Étape 1 – Sélectionner le modèle : cochez le modèle principal. Tous les modèles du groupe sont automatiquement sélectionnés et un badge « Consolidé » s'affiche. Les modèles du groupe ne peuvent pas être décochés individuellement ; pour retirer l'ensemble, décochez le modèle principal. (À noter : les modèles d'extraction isolés restent sélectionnables.)
Étape 2 – Sélectionner les variables : choisissez les variables à exporter. Les colonnes « ensemble consolidé » et « date consolidation » sont toujours présentes et non décochables. Les données d'exécution ne sont pas disponibles en mode consolidé.
Étape 3 – Aperçu du tableau : appliquez si besoin les filtres (domaine, acteurs, statuts, dates) et vérifiez le rendu avant l'export.
Cliquez sur « continuer » pour générer le fichier Excel.
À savoir (règles d'affichage) :
Seuls les documents liés (ensemble contractuel) sont consolidés. Les documents seulement groupés ou associés sont exclus de ce mode — utilisez « par document » pour les retrouver.
Une ligne est consolidée (« ensemble consolidé = oui ») uniquement si les trois conditions sont réunies : relation « lié », statut Signé / Finalisé / Engagement unilatéral, et fiche consolidée déjà générée par l'IA.
Sinon, le document lié apparaît en ligne individuelle (« ensemble consolidé = non »), avec les données de sa propre fiche. La date de consolidation reste vide.
Le domaine est unique pour tout l'ensemble (une seule valeur affichée).
Les répétitions (parties, échéancier…) sont exportées dans des onglets dédiés, comme en mode document, à partir des données déjà consolidées.
🎯 Ce que ça change pour vos équipes
Pour les juristes, cette évolution facilite la relecture et l'analyse sur des données à jour, sans reconstitution manuelle de l'historique contractuel. Pour les équipes opérationnelles et les gestionnaires, elle rend la consultation plus rapide : la valeur applicable d'un ensemble est disponible en une seule ligne, prête à être filtrée, comparée et exportée.
Pour en savoir plus, contactez votre chef(fe) de projet !