Chaque nouvelle version de pièce jointe est désormais conservée dans Gino, avec son historique. Vous gardez ainsi une trace claire des échanges, des retours et des mises à jour tout au long du cycle de négociation.
Jusqu’ici, les pièces jointes ne bénéficiaient pas du même niveau de suivi que les documents versionnés dans Gino. Une mise à jour pouvait écraser la version précédente, sans historique consultable, sans visibilité sur l’auteur du changement, et sans indication claire sur le fait qu’une pièce jointe avait été envoyée ou retournée dans le cadre d’un échange.
Avec cette mise à jour, Gino versionne les pièces jointes et conserve leur historique complet, y compris lors des échanges avec des tiers.
🛠 Ce qui change
Le menu d’actions des pièces jointes évolue selon le format :
- Word / Excel / PowerPoint : éditer, importer une version, renommer, supprimer
- PDF / vidéo / image / email : importer une version, renommer, supprimer
✅ Pourquoi c'est utile au quotidien
Vous ne perdez plus les versions précédentes lors d’une mise à jour de pièce jointe.
Vous visualisez plus facilement l’état d’avancement d’une pièce jointe dans un cycle d’échange.
Vous conservez une meilleure traçabilité des modifications et des retours.
Vous récupérez plus facilement un état antérieur si besoin.
Vous gardez l’historique des pièces jointes lors de la création d’une nouvelle version de document.
💡 Quelques cas d'usage concrets
Négociation avec un tiers : une pièce jointe envoyée par email revient modifiée ; elle est ajoutée comme nouvelle version et son "badge : retourné par co-contractant" permet d’identifier qu’il s’agit d’un retour.
Travail collaboratif externe (teams, google, sharepoint) : après une collaboration dans un espace externe, la resynchronisation dans Gino crée une nouvelle version au lieu d’écraser le fichier existant.
Mise à jour manuelle d’un support annexe : un utilisateur importe depuis son poste une version plus récente d’un PDF ou d’une image, tout en conservant l’historique précédent.
Création d’une nouvelle version de document : les pièces jointes déjà présentes dans la version précédente restent disponibles avec leur historique complet dans la nouvelle version du document.
⚙️ Comment ça fonctionne
1. Depuis la liste des pièces jointes, ouvrez le menu (⋮) de la pièce jointe concernée.
2. Selon le format du fichier, vous pouvez :
- cliquer sur Éditer pour modifier le fichier dans Gino *(Word, Excel, PowerPoint)*
- cliquer sur Importer une version pour ajouter un nouveau fichier depuis votre poste
3. À chaque action qui déclenche une nouvelle version, Gino crée automatiquement une Vn+1.
4. Si la pièce jointe a été envoyée en négociation ou en discussion interne : :
- la version active au moment de l’envoi peut afficher envoyé à co-contractant ou discussion interne
- la version reçue en retour ou resynchronisée peut afficher retourné par co-contractant ou discussion interne
5. Si une nouvelle version est créée par édition sur une version déjà taguée :
- le badge reste attaché à la version précédente
- la nouvelle version créée ne reprend pas automatiquement ce badge
7. Lorsqu’une nouvelle version de document Gino est créée :
- les pièces jointes de la version précédente sont copiées
- leur historique complet est conservé
- cette copie ne crée pas une nouvelle version de pièce jointe
8. Les droits dépendent du profil utilisateur :
- tous les profils concernés peuvent voir l’historique, voir les badges, télécharger une version antérieure et comparer deux versions lorsque la comparaison est disponible
- seuls les profils autorisés peuvent éditer, importer une version, resynchroniser ou supprimer une pièce jointe
🎯 Ce que ça change pour vos équipes
Cette évolution apporte une meilleure lisibilité des allers-retours sur les annexes et documents de travail, elle sécurise les mises à jour de fichiers sans risque d’écrasement silencieux et elle améliore la continuité de suivi entre versions de documents et espaces de collaboration.
Le conseil Gino
Pensez à utiliser l’historique des versions des pièces jointes comme point de contrôle lors de vos échanges. C’est particulièrement utile pour distinguer ce qui a été envoyé, ce qui a été retourné, et ce qui a été mis à jour manuellement dans le dossier.
Si vous souhaitez en savoir plus, contactez votre chef(fe) de projet !