Les répertoires se présentent sous la forme de tableaux Excel. Ils permettent d’importer une base de données existante dans Gino ou d’en constituer une à partir des questionnaires dynamiques. Cette base peut ensuite être téléchargée. La gestion des répertoires est réservée aux administrateurs et aux gestionnaires de répertoires.
1. Créer un répertoire à partir d’un import excel
a. Importer un répertoire
Télécharger une base de données existante : l’administrateur importe dans Gino un tableau Excel de clients, fournisseurs, co-contractants ou autres parties.
Définir les variables : une colonne du fichier Excel correspond à une variable – le nom exact de la colonne est repris pour nommer la variable. Lors de l’import, Gino demande d’en préciser le type : texte, nombre, liste ou autre type disponible.
Exemple : le tableau Excel contient des informations sur des sociétés co-contractantes – la dénomination, le numéro RCS, l’adresse du siège, etc. Chaque colonne est importée et crée une variable.
N.B. : Les variables de type « liste » ne peuvent pas être alimentées dynamiquement par un répertoire. Si les valeurs évoluent souvent, utilisez une variable « Entité », éventuellement associée à des sous-modèles.
b. Créer un variabloc à partir d’un répertoire
Positionner le curseur à l’endroit exact où le variabloc doit être inséré dans le document.
Ouvrir Mémoire → Variablocs : depuis la boîte à outils, cliquez sur « Mémoire », vous serez redirigé sur l’onglet « Variablocs ».
Sélectionner le répertoire : cliquez sur «Créer à partir d’un répertoire», recherchez son nom, puis cliquez sur « Sélectionner ».
Nommer le variabloc et son rôle : donnez un nom clair au bloc et indiquez son rôle dans le modèle, par exemple « Fournisseur », « Client » ou « Bénéficiaire ».
Valider l’insertion : cliquez sur « OK ». Les variables du répertoire sont insérées automatiquement entre deux balises bleues « VB ». Les variables du variabloc se trouveront dans vos variables disponibles.
Mise à jour du répertoire :
Il n'est pas possible de créer de nouvelles variables simplement en ajoutant des colonnes à un répertoire déjà importé dans Gino. La structure et les types de variables doivent être définis avant l’import. Pour ajouter des nouveaux champs, il faudra créer un nouveau répertoire avec la structure complète souhaitée.
Il est possible d’ajouter de nouvelles lignes (correspondant à des fiches dans GINO)
2. Créer un répertoire à partir des données remplies dans GINO
a. Alimenter et exporter un répertoire via un variabloc
Associer et nommer : le créateur lie le variabloc à un répertoire de données en cochant l’option “mémoriser” du variabloc et donne un nom clair à ce répertoire.
Structurer la base : chaque variable du variabloc correspond à une colonne du tableau Excel du répertoire.
Enregistrer à chaque complétion : à la fin du questionnaire dynamique, l’auteur répond à la question « Souhaitez-vous enregistrer ces données dans le répertoire associé ? ».
Télécharger les données : les informations mémorisées constituent progressivement une base de données structurée, réutilisable et téléchargeable.
3. Utiliser un répertoire à partir d’un variabloc
Une fois le variabloc créé et relié à un répertoire, cet outil facilite le remplissage des informations : lorsqu’un auteur renseigne le nom d’une partie, les données associées à cette partie dans le répertoire correspondant sont automatiquement suggérées.
La sélection d’une société permet ainsi de proposer les informations déjà présentes dans la base.
Ces informations peuvent être modifiées en complétant le questionnaire si elles n’étaient pas à jour.
La mise à jour du répertoire est également possible, pour les personnes disposant des droits.
N.B : le préremplissage ne repose pas sur un enrichissement automatique depuis un registre public externe; il utilise la base importée ou, le cas échéant, le SI client connecté.
Intégration de SI disponible : une interrogation en temps réel du SI client par API est également possible si la structure est prédéfinie et l’intégration configurée. Toute donnée absente doit d’abord être créée dans ce SI.