Cette fonctionnalité permet de déclencher automatiquement la création d’un document selon la réponse apportée à une ou plusieurs variables.
Cette fonctionnalité permet de produire plusieurs documents contractuels les uns à la suite des autres de manière automatique afin de sécuriser leur production simultanée et de pouvoir ensuite les envoyer en signature ensemble.
Exemple : si, dans le questionnaire rempli pour générer un premier document, une réponse indique qu’un traitement de données personnelles est prévu, l’auteur est automatiquement invité à compléter et produire le modèle de DPA associé.
Pour cela il est nécessaire d’avoir préalablement créé un modèle groupé.
Etape 1 : Créer un modèle groupé
Etape 2 : Se rendre sur "Si…alors"
Etape 3 : Cliquer sur doc puis “prévoir un doc conditionnel"
Etape 4 : Sélectionnez le/les variable(s) concernées par le déclenchement
Etape 5 : Sélectionner le modèle à lancer
Etape 6 : Cocher “sélection des modèles modifiables dans Writer” si vous souhaitez laisser le choix à l’opérationnel de modifier les documents à lancer automatiquement
Conditions multiples et documents multiples à générer
Lorsque plusieurs modèles peuvent être déclenchés, il est nécessaire de regrouper leurs conditions de déclenchement dans une seule règle « Si… alors », plutôt que de créer une règle par modèle. Chaque combinaison de réponses doit ainsi être associée aux modèles à lancer.
Exemple : pour produire les annexes correspondant aux garanties sélectionnées dans le questionnaire, la règle peut être définie ainsi :
Si toutes les conditions suivantes sont remplies :
« Caution en garantie » = Oui
« Aval sur les effets » = Oui
« Fonds de commerce en garantie » = Oui
« Hypothèque en garantie » = Oui
« Caution avec bon de caisse en garantie » = Oui
Alors, lancer les modèles suivants :
Annexe : Aval et caution solidaire
Annexe : Nantissement de fonds de commerce
Annexe : Hypothèque
Annexe : Caution avec nantissement de bon de caisse
Il convient ensuite de prévoir, dans cette même règle, les autres combinaisons de réponses possibles et les modèles à lancer pour chacune. Plus les garanties peuvent être combinées, plus le nombre de cas à prévoir est important.