Vous pouvez désormais importer un PDF comme nouvelle version d'un document existant dans Gino. Cette évolution évite les blocages lorsque votre interlocuteur vous renvoie un document en PDF au lieu d'un fichier Word.
Jusqu'ici, l'action « Importer une nouvelle version » n'acceptait que les fichiers .docx.
Résultat : lorsqu'un document revenait en PDF, il était impossible de l'ajouter à l'historique des versions du document dans Gino via ce parcours.
Avec cette mise à jour, Gino permet de sélectionner un fichier PDF lors de l'import d'une nouvelle version, puis le convertit automatiquement en format Word pour l'intégrer au document existant.
🛠 Ce qui change
Le sélecteur de fichiers accepte désormais les formats
.docxet.pdflors de l'action « Importer une nouvelle version ».Les fichiers PDF ne sont plus grisés dans la fenêtre de sélection.
Lorsqu'un PDF est choisi, une fenêtre de confirmation s'affiche avant l'import. Elle informe que :
la conversion PDF vers Word peut altérer la mise en forme ;
les commentaires éventuels sont supprimés ;
la détection automatique de changements peut ne pas fonctionner correctement sur cette version.
Si l'utilisateur confirme, le PDF est importé puis converti automatiquement en
.docx.La nouvelle version est ensuite enregistrée comme une version Word classique dans l'historique. Aucun indicateur spécifique n'apparaît pour signaler qu'elle provient d'un PDF.
✅ Pourquoi c'est utile au quotidien
Vous évitez un blocage fréquent quand une nouvelle version vous est renvoyée en PDF.
Vous conservez l'historique de versions dans Gino même si le retour n'est pas au format Word.
Vous gardez un document exploitable, puisque la version importée est convertie en
.docx.Vous êtes averti avant l'import des limites possibles de conversion, pour décider en connaissance de cause.
💡 Quelques cas d'usage concrets
Juriste recevant une version relue en PDF : un document envoyé en Word revient en PDF après relecture. Il peut désormais être réimporté comme nouvelle version dans le même document Gino.
Équipe opérationnelle travaillant avec des interlocuteurs peu équipés en Word : lorsqu'un partenaire renvoie systématiquement des PDF, l'équipe continue à suivre les versions sans sortir du processus habituel.
⚙️ Comment ça fonctionne
Ouvrez un document existant dans Gino.
Cliquez sur le menu … puis sur « Importer une nouvelle version ».
Dans la fenêtre de sélection, choisissez :
un fichier
.docx: l'import se déroule comme aujourd'hui, sans changement ;un fichier
.pdf: une fenêtre d'avertissement s'affiche.
Si vous avez sélectionné un PDF, lisez le message suivant : « Cette conversion peut altérer la mise en forme, et les commentaires éventuels seront supprimés. Souhaitez-vous continuer ? »
Cliquez sur Continuer pour lancer l'import, ou Annuler pour revenir en arrière.
Si vous continuez, le PDF est converti en Word puis ajouté comme nouvelle version du document.
La version apparaît ensuite normalement dans l'historique.
En cas de problème de conversion, l'import est annulé et un message d'erreur s'affiche.
Cas particuliers connus :
PDF protégé par mot de passe : la conversion échoue.
PDF scanné : la conversion peut échouer ou produire un résultat inexploitable ; le même message d'erreur s'applique.
PDF avec formulaires interactifs : le contenu saisi peut devenir du texte statique, sans conserver la structure du formulaire.
🎯 Ce que ça change pour vos équipes
Cette évolution fluidifie la gestion documentaire pour les juristes, opérationnels et gestionnaires de contrats qui travaillent avec des interlocuteurs ne renvoyant pas toujours des fichiers Word. Elle permet de continuer à versionner les documents dans Gino sans rupture de parcours, tout en gardant de la transparence sur les limites possibles de conversion.
Le conseil Gino
Si vous recevez un retour en PDF, importez-le dans Gino pour conserver un historique de versions complet, mais prenez le temps de vérifier la mise en forme après conversion. Si votre suivi dépend fortement de la détection automatique de changements, gardez en tête qu'un PDF converti peut produire un résultat partiel.
Si vous souhaitez en savoir plus, contactez votre chef(fe) de projet !