Jusqu’ici, lorsqu’un document était disponible uniquement en PDF, il fallait le convertir en dehors de Gino, puis relancer un import avec le fichier Word obtenu. Cette étape supplémentaire rallongeait le traitement et multipliait les manipulations.
Avec cette mise à jour, Gino permet de convertir certains PDF en document Word directement pendant l’import.
⚙️ Comment ça fonctionne
Une nouvelle case à cocher « convertir le fichier PDF en Word » apparaît à l’étape 3 des options d’import.
Cette option est affichée uniquement pour les fichiers PDF.
En cas d’import multiple, chaque PDF dispose de sa propre case à cocher, indépendante des autres documents
La case est décochée par défaut.
Une icône d’information ⓘ affiche le message suivant :« le fichier sera automatiquement converti en Word. cette conversion peut altérer la mise en forme, et les commentaires seront supprimés. »*
La case reste modifiable jusqu’au clic sur “confirmer”.
Lors de la confirmation :
les PDF cochés sont convertis puis importés en .docx
seul le fichier Word est créé dans le dossier de destination
le PDF d’origine n’est pas conservé
le nom saisi à l’import est conservé
--> Le document obtenu se comporte ensuite comme un document .docx importé de manière standard.
Les PDF non cochés sont importés sans changement de comportement.
Les PDF scannés peuvent aussi être convertis :
le .docx généré contient alors le contenu sous forme d’image
Si un PDF est protégé par mot de passe, la conversion échoue, un message d’erreur est affiché et l’import est annulé.
Pour les PDF contenant des formulaires interactifs, la conversion est réalisée en "best effort" c'est à dire que :
les champs saisis deviennent du texte statique
la structure du formulaire est perdue
✅ Pourquoi c'est utile au quotidien
Vous évitez un aller-retour vers un outil externe pour convertir vos PDF.
Vous obtenez plus vite un document éditable dans Gino.
Vous gardez la main document par document lors d’un import multiple.
Vous conservez un fonctionnement simple : les PDF non convertis suivent le parcours habituel.
Vous pouvez aussi traiter des PDF scannés, même si le résultat reste limité à une image dans le fichier Word.
💡 Quelques cas d'usage concrets
contrat reçu en PDF : un utilisateur importe un contrat en PDF et coche l’option de conversion pour obtenir directement une version Word exploitable dans Gino.
Import multiple de documents hétérogènes : un utilisateur importe plusieurs fichiers en une fois et choisit de convertir seulement certains PDF, tout en laissant les autres dans leur format d’origine.
Traitement d’un PDF scanné : un utilisateur importe un document scanné et demande sa conversion pour disposer d’un fichier Word contenant le document sous forme d’image.
Import d’un formulaire PDF complété : un utilisateur convertit un PDF avec champs remplis en acceptant que les informations deviennent du texte statique dans le document Word.
Le conseil Gino
Activez cette option lorsque vous avez besoin d’un document éditable dans Gino, mais gardez en tête que la conversion peut modifier la mise en forme et supprimer les commentaires. Pour les PDF scannés ou les formulaires interactifs, vérifiez systématiquement le résultat après import.
Si vous souhaitez en savoir plus, contactez votre chef(fe) de projet !